リマインダー配信アプリ 利用マニュアル（スタッフ向け）

ここでの「スタッフ」とは、次のような方を想定しています。

• 日々の運用で「宛先」「計画」「リマインダー」を確認・更新する担当者
• メールの文面を確認し、必要なときに修正依頼を出す担当者

サーバー設定や自動送信のスケジュール（cron）設定などは、通常はシステム管理担当者の仕事です。 スタッフは、画面上の操作に集中していただければ大丈夫です。

ログイン

• 専用の URL にアクセスすると、最初にログイン画面が表示されます。
• 配布された ユーザー名・パスワード を入力してログインしてください。
• ログインに成功すると、各種メニュー（宛先一覧・計画一覧・リマインダー一覧など）が表示されます。

ログアウト

• 画面右上（またはナビメニュー）の「ログアウト」をクリックするとログアウトできます。
• 共有PCで利用している場合は、必ずその日の作業後にログアウトしてください。

ログインすると、上部のメニューから主な画面に移動できます。

メニューの名称や項目は、運用中に変更される場合があります。大きく分けて「宛先」「計画」「リマインダー」「メール設定」の4つを使うと覚えておくと便利です。

宛先一覧の見方

• 機関ごとに「機関名」「担当者名」「メールアドレス」が一覧表示されます。
• 一覧の行をクリックすると、その宛先の編集画面に移動します。
• 検索欄がある場合は、機関名やメールアドレスの一部を入力して絞り込めます。

新しく宛先を登録する

1. メニューから「宛先一覧」を開く。
2. 画面上部の「新規登録」ボタンをクリック。
3. 次の項目を入力：
   • メールアドレス（必須）
   • 機関名
   • 担当者名（役職なども任意で）
4. 入力が終わったら「保存」ボタンを押します。

宛先情報を修正する

1. 宛先一覧で該当の行をクリック。
2. 表示されたフォームで必要な項目を修正。
3. 「保存」をクリックすると更新されます。

計画は、「この機関で行われている個別の案件」のイメージです。 この情報をもとに、いつリマインドメールを送るかが決まります。

計画一覧の見方

• 「計画番号」「計画名」「受理日」などが一覧表示されます。
• どの機関の計画か（機関名・担当者名）も確認できます。
• 一覧の行をクリックすると、その計画の編集画面に移動します。

新しく計画を登録する

1. メニューから「計画一覧」を開く。
2. 「新規登録」ボタンをクリック。
3. 次の項目を入力：
   • どの宛先（機関）の計画か
   • 計画番号
   • 計画名（または治療名など）
   • 受理日（西暦で入力）
4. すべて入力できたら「保存」を押します。

計画を修正・確認するとき

1. 計画一覧で該当の行をクリック。
2. 必要な項目（計画名など）を修正する。
3. 「保存」を押して更新。

「リマインダー一覧」画面では、実際に送信される予定のメールが、 年と月ごとに確認できます。

年・月タブの使い方

一覧の各列の意味

• ID：システム内部での管理番号です（普段はあまり気にしなくて構いません）。
• 予定日：メールを送る予定の日（例：2025-03-31）。
• ステータス：
  • pending … まだ送っていない予定
  • sent … 送信済み
  • disabled … 今回は送らないように無効化されたもの
• メールNo：同じ日にまとめて送るメールのグループ番号（「このメールのまとまり」だと考えてください）。
• 機関名：宛先の機関名と担当者名・メールアドレス。
• 計画名：そのメールに含まれる計画の名前と番号。
• 送信日時：実際にメールを送信した日時（送信済みの場合のみ表示）。
• 無効：特定のリマインダーだけ「送らない」にするためのスイッチ。

よく使う操作

• メール内容を確認したいとき：
  • 無効になっていない行をクリックすると、そのメールNoのプレビュー画面が開きます。
• 特定の予定を送らないようにしたいとき：
  • 右端の「無効」スイッチをオンにすると、そのリマインダーはグレー表示になり、送信対象から外れます。
  • もう一度オフにすれば、再び送信対象に戻ります。

実際に送られるメールがどのような文面になるかは、プレビュー画面で確認できます。

1. 「リマインダー一覧」で対象の行をクリックします。
2. メールの件名・本文・宛先などが表示されます。
3. 内容を確認し、必要であれば上長やシステム担当者に文面変更を相談してください。

※ 通常、プレビュー画面から直接「送信」ボタンを押すことはありません。 実際の送信は、自動処理（またはシステム担当者）によって行われます。

「メール設定」画面では、リマインドメールの基本的な情報をまとめて設定します。 スタッフが操作する場合は、変更する前に必ず管理者と相談してください。

主な設定項目の例

• 差出人名（受信者側に表示される名前）
• 差出人メールアドレス
• 返信先メールアドレス
• メールの件名テンプレート
• メール本文テンプレート（決まった定型文）

共通添付ファイル

• すべてのリマインドメールに共通で添付する PDF などを登録できます。
• 画面上の「ファイルを選択」「アップロード」ボタンから登録します。
• 不要になったファイルは一覧から削除してください。

スタッフが、日々どのように使うかのイメージです。

1. 新しい機関や担当者が増えたら、「宛先一覧」で宛先を登録する。
2. 新しい計画が始まったら、「計画一覧」で計画を登録する。
3. 送信前日〜当日に、「リマインダー一覧」で
   • 送信予定の機関と件数をざっと確認する
   • 不要なものがあれば「無効」スイッチをオンにする
   • 不安なものは行をクリックしてプレビューで内容を確認する
4. 送信後は、必要に応じて送信結果を確認（画面や別途用意されたログ）する。

※ 年度替わりや大きな設定変更（送信時刻の変更など）は、通常システム担当者が行います。

1. ログインする。
2. 「宛先一覧」で、メールを送りたい機関・担当者を登録する。
3. 「計画一覧」で、その機関に紐づく計画（案件）を登録する。
4. 必要であれば、「メール設定」で差出人名や共通添付を確認する（変更は管理者と相談）。
5. 「リマインダー一覧」で、近い日付のリマインド予定を確認する。
6. 内容を確認し、不要なものは「無効」にしておく。

上記の 1〜6 を押さえておけば、基本的な運用はカバーできます。 迷ったときはこのクイックスタートのステップに戻って、抜けている部分がないかを確認してください。